Блог Indaspace

Кейс Бургер Кинг. Цифровизация офиса

Для Бургер Кинг практичность всегда важнее громких слов. В компании умеют быстро реагировать на изменения, оптимизировать процессы и создавать комфортную среду для сотрудников без формальностей и лишней бюрократии.
Проект цифровизации офисного пространства стал продолжением этой философии — не экстренной мерой, не реакцией на кризис, а стратегическим шагом. Его цель — упростить бронирование рабочих мест, сделать загрузку переговорных комнат прозрачной и управляемой и ускорить решение бытовых вопросов. Всё для того, чтобы офис Бургер Кинг оставался таким же удобным и понятным для сотрудников, как рестораны сети — для гостей.
Технологическим партнёром компании в этом проекте стала Indaspace. Вместе мы выстроили современную систему управления офисом: от бронирования рабочих мест и переговорных до подачи заявок в административные службы. Рассказываем, как всё это реализовали: через факты, цифры и голоса самой команды Бургер Кинг.

Почему решили что-то менять?

Бургер Кинг — компания с устойчивой корпоративной культурой. Офисные сотрудники работают в гибридном формате: вторник и четверг традиционно считаются «очными днями», когда команды из разных подразделений и городов приезжают в центральный офис для личного взаимодействия.
Однако со временем стало очевидно: в условиях гибридной модели офису необходимы новые инструменты для обеспечения комфорта и эффективности.
Дарья Тинчурина, административный директор:
«До внедрения БК Офиса бронирование переговорных велось через Outlook — и это приводило к двум крайностям: одни сотрудники занимали комнаты на весь день, другие вынуждены были импровизировать и занимать переговорки вслепую без возможности заранее увидеть, какие из них действительно свободны. В условиях гибридного формата работы такие ситуации снижали эффективность использования пространства и усложняли администрирование переговорных и рабочих зон.

Не менее значимой проблемой было отсутствие единого цифрового решения для работы с административно-хозяйственными службами. Все запросы — от неисправностей оборудования до заказа расходных материалов — обрабатывались через разные каналы: устные обращения, почта, мессенджеры. Это создавало операционные риски: потерю контроля, дублирование или потерю запросов, задержки в выполнении задач, невозможность отследить статус, приоритет или историю обращения. В результате сотрудники тратили время на рутинные согласования, а сами службы не могли видеть общую нагрузку, анализировать и оптимизировать процессы.

Отдельным вызовом была навигация в головном офисе в Москве — трехэтажном комплексе с высокой концентрацией сотрудников. Без цифровой визуализации зон сотрудникам было сложно ориентироваться, находить свободные рабочие места или переговорные, что создавало лишние временные затраты и снижало общую продуктивность команды. Все эти факторы ясно показывали: централизованная цифровая система — не просто удобство, а необходимое условие для поддержания операционной эффективности и комфортной рабочей среды в условиях гибридного офиса.
Юрий Данилов, бизнес-аналитик проекта:
«Мы оценили потенциальные издержки — лишние трудозатраты на поиск переговорок, рабочих мест, навигацию по офису. Перевели это в часы и в денежный эквивалент — и увидели, что автоматизация процессов даст компании ощутимый эффект».

Как выбирали систему и почему выбрали Indaspace

К проекту цифровизации офисного пространства в Бургер Кинг подошли взвешенно и системно. Вместе с ИТ- и административными командами сформировали четкий список требований к системе. Компания искала решение, с которым сотрудники могли бы удобно бронировать переговорные с любого устройства — ноутбука, смартфона или планшета, а также использовать Outlook и работать в режиме шеринга рабочих мест.
Помимо удобства, важными критериями стали и технические требования: визуализация офиса для быстрой навигации, возможность подавать заявки в административно-хозяйственное управление напрямую через систему, а также обязательная интеграция с системой для обслуживания и поддержки пользователей и корпоративной системой видеосвязи. При этом безопасность и соответствие требованиям внутренней ИТ-инфраструктуры были обязательными условиями.
После тщательной технической и финансовой экспертизы выбор пал на Indaspace. Решение соответствовало всем ключевым требованиям проекта — по функциональности, гибкости, стоимости и срокам реализации. Ключевым аргументом стала готовность команды адаптироваться под внутренние процессы Бургер Кинг и полноценно встроить новую систему в существующую ИТ-инфраструктуру компании.
Семён Челноков, руководитель проекта внедрения от Бургер Кинг:
«Мы искали не просто подрядчика, а партнёра. С Indaspace сразу было ощущение: нас слышат, наши цели понимают, и вместе с нами реально работают на результат».

Как шло внедрение

После выбора решения команда Бургер Кинг вместе с Indaspace приступила к технической реализации проекта. Систему развернули на внутренних серверах — так она органично вписалась в существующую ИТ-инфраструктуру и соответствовала требованиям безопасности. Параллельно настроили ключевые интеграции: с Active Directory, Microsoft Exchange и Outlook, систему для обслуживания и поддержки пользователей и корпоративной ВКС. Перед запуском систему протестировали на пилотной группе из семи сотрудников. Это позволило заранее выявить и устранить возможные баги.
Поэтапный запуск включал четыре шага:
  1. Установка планшетов у переговорных;
  2. Запуск бронирования через ПК и смартфоны;
  3. Цифровизация подачи заявок подачи заявок в АХУ;
  4. Интеграция с корпоративной ВКС.
Юрий Данилов, бизнес-аналитик проекта:
«Самое сложное было запустить всё правильно: убедить, согласовать, уложить по полочкам. Но после запуска система пошла по накатанной. Главное — без жёстких ограничений для сотрудников и без лишнего стресса»
Внедрение прошло мягко: в Бургер Кинг сознательно выстроили процесс так, чтобы избежать перегрузки сотрудников новой информацией и сохранить привычный ритм работы.

Как появился БК Офис, и что о нём думают сотрудники

В Бургер Кинг с самого начала решили: новая система управления офисным пространством не должна восприниматься как очередной IT-продукт. Вместо формального названия, связанного с бронированием или внутренней терминологией, после обсуждения между АХУ, ИТ и HR выбрали простое и понятное имя — БК Офис. Это помогло сделать платформу естественной частью корпоративной среды — такой же знакомой и «своей», как внутренние сервисы компании.
На старте сделали ставку на интуитивный интерфейс и плавное внедрение: без обязательных обучений, многостраничных инструкций и жёстких рамок. Только памятки, рассылки и помощь от офис-менеджеров. Подход сработал: уже в первый месяц системой воспользовались более 300 человек — большая часть тех, кто регулярно работает в офисе.
Наталья Курепова, руководитель группы офис-менеджеров:
Период адаптации сотрудников к новой системе занял около месяца, так как устоялись свои внутренние правила офиса. Для более мягкой адаптации мы сделали информационные рассылки и подготовили краткие шпаргалки. Благодаря этому коллегам стало проще обращаться в БК Офис.
Сегодня сотрудники используют БК Офис для простых, но важных задач:
  • Забронировать рабочее место или переговорную;
  • Оставить заявку по вопросам офиса;
  • Сгенерировать ссылку для гибридной или онлайн-встречи;
  • Быстро сориентироваться на карте офисного пространства.
Система стала понятным и доступным инструментом, который органично встроился в повседневную жизнь сотрудников.

Что изменилось после внедрения БК Офиса

Цифровизация офисного пространства в Бургер Кинг стала не просто решением накопившихся задач, а основой новой культуры взаимодействия с офисом: прозрачной, цифровой и удобной для сотрудников.
За три месяца количество бронирований и заявок выросло в 2–5 раз — это подтверждает активное принятие системы сотрудниками.
Рост использования БК Офиса — в цифрах.
Семён Челноков, руководитель проекта внедрения:
«Конфликтов стало меньше. Рабочие процессы — прозрачнее. А сотрудники теперь точно знают: если переговорная забронирована — это видно. Если нужно рабочее место — зайди в карту, посмотри. Всё управляемо».

Что изменилось для сотрудников и офиса

Для сотрудников система БК Офис изменила многое: появилась визуализация офисного пространства — стало понятно, кто где сидит и какие зоны доступны. Рабочие места и переговорные теперь бронируются по понятным правилам. Вся коммуникация с офисной службой перешла в один канал, исчезли конфликты за переговорки и рабочие места. А история бронирований и заявок теперь сохраняется и доступна в системе — появилась «цифровая память» офиса.

Что особенно оценили сотрудники

Сотрудники особенно оценили удобный интерфейс БК Офиса: ничего лишнего, всё по делу. Забронировать можно через привычный Outlook или веб — как удобно. Если что-то не работает — всегда можно оперативно обратиться за помощью в службу поддержки. В результате появилось новое ощущение порядка: офис стал понятнее, а рутинные задачи — проще.
Дарья Тинчурина, административный директор:
«Мы сделали ещё один шаг к комфортной офисной атмосфере. А главное — получили инструмент, с которым можно управлять пространством и оперативно реагировать на запросы сотрудников».

Что дальше: цифровизация продолжается

Проект цифровизации офиса Бургер Кинг — это не разовая акция, а осознанная стратегия развития.
Впереди — новые шаги:
  • Интеграция со СКУД: чтобы фиксировать фактические визиты в офис и соотносить их с бронированиями рабочих мест и переговорных;
  • Укрепление цифровых привычек: планируется дополнительная коммуникация и сбор обратной связи — чтобы сделать БК Офис по-настоящему удобным в ежедневной работе.
  • Расширение функциональности: компания рассматривает возможность трансформировать БК Офис в единое цифровое окно — с доступом ко всем офисным сервисам, включая HR, ИТ и административные службы.
Компания последовательно двигается к тому, чтобы сделать взаимодействие с офисной инфраструктурой таким же простым, как заказ через приложение. Без стресса, без лишних шагов — с фокусом на пользователя.

Итоги: изменения начинаются с осознанных решений

Проект цифровизации офисного пространства стал для Бургер Кинг наглядным примером: внедрить современные процессы можно без капитального ремонта, многолетнего строительства и надрывных реформ.
Здесь технологии — это не мода и не самоцель. Это способ создать для сотрудников удобную, прозрачную и уважающую среду, где всё работает — и работает на них.
Юрий Данилов, бизнес-аналитик проекта:
«Не нужно ждать, пока всё начнёт сбоить. Можно навести порядок заранее — и сохранить рабочую среду комфортной»
Бургер Кинг и Indaspace вместе доказали: настоящие изменения начинаются не с кризиса, а с внимания к деталям и готовности улучшать — до того, как станет поздно.