Кейс Biocad: как мы помогли организовать работу гибридного офиса

Клиент

BIOCAD — международная биотехнологическая компания, которая ведёт полный цикл создания лекарственных препаратов: от поиска молекулы и генной инженерии до массового производства и маркетинговой поддержки. В компании работают более 3000 сотрудников. Главный офис расположен в Санкт-Петербурге.

Ситуация

После перехода сотрудников на комбинированный график в компании решили придерживаться концепции смарт-офиса. Например, на одном из этажей нужно было эффективно разместить 187 сотрудников на 89 рабочих местах.

В департаменте доклинических исследований ситуация была особенно острой: специфика отдела предполагает необходимость часто приезжать в офис для работы с документами и архивами. При этом для размещения было выделено значительно меньше рабочих мест, чем сотрудников в отделе. Сначала команда искала решение самостоятельно: работники составляли расписание в Excel и даже пытались использовать самодельное мобильное приложение. Вскоре руководители решили взять ситуацию в свои руки: помочь коллективу планировать график, не отвлекаясь на заполнение устаревших таблиц. Всё, что нужно — централизованный подход и удобный инструмент для грамотной организации посадки.

Задача

В качестве пилотного проекта — внедрить систему бронирования на четвёртом этаже офиса в бизнес-центре «Пассаж», чтобы 187 сотрудников могли распределять между собой 89 рабочих мест.

Результат

Чёткая логика бронирования

Концепция офиса BIOCAD — открытое пространство, где каждый департамент занимает отдельную зону. Мы реализовали этот подход в системе бронирования: места в зонах строго закреплены за соответствующими отделами. Сотрудник одного департамента не может зарезервировать рабочее место в другом, даже если оно свободно.

Возможность бронировать места для коллег

Руководитель одного из отделов предпочитает самостоятельно резервировать места для работников — и активно использует нужную функцию в Indaspace. В приложении можно легко выбрать места сразу для нескольких человек — их количество не ограничено.

Планирование расписания на неделю

У работников появилась возможность бронировать места за семь дней. Сотрудники, которые приезжают в офис, например, в понедельник и четверг, сразу резервируют места на нужные даты и не беспокоятся, что кто-то займёт любимый стол или компьютер.

Снятие нагрузки с офис-менеджеров

В департаменте клинических исследований работают около 30 региональных сотрудников. Иногда они приезжают в Санкт-Петербург. Раньше резервированием мест для них занимались менеджеры компании — теперь коллеги из регионов выбирают и бронируют места сами.

Цифры

Компания ценит мнение сотрудников, поэтому было важно убедиться, что новый инструмент «прижился» и делает рабочий процесс комфортнее. HR-отдел провёл опрос, чтобы получить обратную связь — а затем передал результаты, включая рекомендации, команде.

Что еще отметил клиент

Простой анализ статистики

Вместе с системой аналитики BIOCAD получили данные для исследования её эффективности. Так, статистика показала, что в отделе доклинических исследований постоянно растёт число бронирований. Значит, сервис действительно помогает в условиях «сложной» рассадки и будет полезен в других департаментах, где количество рабочих мест значительно меньше количества сотрудников.

Интуитивно понятный интерфейс

Инструкции оказались не нужны: коллектив быстро освоил приложение и разобрался в функционале.

Оперативная поддержка

Мы всегда были на связи — клиент оценил скорость реакции на вопросы и готовность прийти на помощь. Отвечали на вопросы по системе, консультировали по настройкам и организации гибридного режима.

Интерфейс Indaspace удобен и понятен в использовании. Пользователь сам, интуитивно, без инструкций и подсказок, переходит к бронированию рабочего места. В приложении визуально приятная отрисовка карты офиса, сотрудникам просто найти забронированное ими место. Теперь видно, кто из коллег будет завтра на работе. И можно выбрать место с тем, с кем давно надо было обсудить новый проект. При этом мы закрепили места для бронирования по департаментам, чтобы «громкие коллеги» с множеством звонков не нарушали тишину сотрудников, работающих с документами. Гостевые места оставили свободными для бронирования любым сотрудником на случай, если в офис необходимо будет выйти всей командой не по графику.

Через три месяца после запуска приложения мы провели опрос и узнали мнение сотрудников: более 80% довольны сервисом, из них 20% сотрудников показали заинтересованность в его развитии и предложили идеи по улучшению.

Александра Арендарь

Мы планируем развивать проект дальше. Хотим перенести приложение из облака на наши сервера, а также изменить тип аутентификации пользователей. В текущий момент мы работаем над обновлением внутреннего портала компании. Планируем соединить поиск сотрудника на портале с его забронированным местом в приложении — то есть создать интеллектуальную карту рассадки офиса. Ищешь коллегу, чтобы подписать документы? Находишь его на портале, узнаёшь номер стола, за которым он сидит, и без проблем подходишь к нему на нужном этаже, даже если вы до этого лично не общались и не пересекались в офисе.

Татьяна Копытова


BIOCAD планирует и дальше использовать: подключать новые отделы, а также открывать для сотрудников возможности взаимодействовать эффективнее и слаженнее. Например, сервис позволяет узнать, когда в офисе появится нужный коллега, или забронировать места для встречи в переговорной. Эти функции коллективу BIOCAD ещё предстоит оценить.

А мы продолжим помогать с внедрением идеального гибридного формата — и с удовольствием покажем новым клиентам удобство современной системы бронирования.