Клиент
BIOCAD — международная биотехнологическая компания, которая ведёт полный цикл создания лекарственных препаратов: от поиска молекулы и генной инженерии до массового производства и маркетинговой поддержки. В компании работают более 3000 сотрудников. Главный офис расположен в Санкт-Петербурге.
Ситуация
После перехода сотрудников на комбинированный график в компании решили придерживаться концепции смарт-офиса. Например, на одном из этажей нужно было эффективно разместить 187 сотрудников на 89 рабочих местах.
В департаменте доклинических исследований ситуация была особенно острой: специфика отдела предполагает необходимость часто приезжать в офис для работы с документами и архивами. При этом для размещения было выделено значительно меньше рабочих мест, чем сотрудников в отделе. Сначала команда искала решение самостоятельно: работники составляли расписание в Excel и даже пытались использовать самодельное мобильное приложение. Вскоре руководители решили взять ситуацию в свои руки: помочь коллективу планировать график, не отвлекаясь на заполнение устаревших таблиц. Всё, что нужно — централизованный подход и удобный инструмент для грамотной организации посадки.
Задача
В качестве пилотного проекта — внедрить систему бронирования на четвёртом этаже офиса в бизнес-центре «Пассаж», чтобы 187 сотрудников могли распределять между собой 89 рабочих мест.
Результат
Чёткая логика бронирования
Возможность бронировать места для коллег
Руководитель одного из отделов предпочитает самостоятельно резервировать места для работников — и активно использует нужную функцию в Indaspace. В приложении можно легко выбрать места сразу для нескольких человек — их количество не ограничено.Планирование расписания на неделю
У работников появилась возможность бронировать места за семь дней. Сотрудники, которые приезжают в офис, например, в понедельник и четверг, сразу резервируют места на нужные даты и не беспокоятся, что кто-то займёт любимый стол или компьютер.Снятие нагрузки с офис-менеджеров
В департаменте клинических исследований работают около 30 региональных сотрудников. Иногда они приезжают в Санкт-Петербург. Раньше резервированием мест для них занимались менеджеры компании — теперь коллеги из регионов выбирают и бронируют места сами.
Цифры
Компания ценит мнение сотрудников, поэтому было важно убедиться, что новый инструмент «прижился» и делает рабочий процесс комфортнее. HR-отдел провёл опрос, чтобы получить обратную связь — а затем передал результаты, включая рекомендации, команде.
Что еще отметил клиент
Простой анализ статистики
Вместе с системой аналитики BIOCAD получили данные для исследования её эффективности. Так, статистика показала, что в отделе доклинических исследований постоянно растёт число бронирований. Значит, сервис действительно помогает в условиях «сложной» рассадки и будет полезен в других департаментах, где количество рабочих мест значительно меньше количества сотрудников.Интуитивно понятный интерфейс
Инструкции оказались не нужны: коллектив быстро освоил приложение и разобрался в функционале.Оперативная поддержка
Мы всегда были на связи — клиент оценил скорость реакции на вопросы и готовность прийти на помощь. Отвечали на вопросы по системе, консультировали по настройкам и организации гибридного режима.Интерфейс Indaspace удобен и понятен в использовании. Пользователь сам, интуитивно, без инструкций и подсказок, переходит к бронированию рабочего места. В приложении визуально приятная отрисовка карты офиса, сотрудникам просто найти забронированное ими место. Теперь видно, кто из коллег будет завтра на работе. И можно выбрать место с тем, с кем давно надо было обсудить новый проект. При этом мы закрепили места для бронирования по департаментам, чтобы «громкие коллеги» с множеством звонков не нарушали тишину сотрудников, работающих с документами. Гостевые места оставили свободными для бронирования любым сотрудником на случай, если в офис необходимо будет выйти всей командой не по графику.
Через три месяца после запуска приложения мы провели опрос и узнали мнение сотрудников: более 80% довольны сервисом, из них 20% сотрудников показали заинтересованность в его развитии и предложили идеи по улучшению.
Александра Арендарь
Мы планируем развивать проект дальше. Хотим перенести приложение из облака на наши сервера, а также изменить тип аутентификации пользователей. В текущий момент мы работаем над обновлением внутреннего портала компании. Планируем соединить поиск сотрудника на портале с его забронированным местом в приложении — то есть создать интеллектуальную карту рассадки офиса. Ищешь коллегу, чтобы подписать документы? Находишь его на портале, узнаёшь номер стола, за которым он сидит, и без проблем подходишь к нему на нужном этаже, даже если вы до этого лично не общались и не пересекались в офисе.
Татьяна Копытова
BIOCAD планирует и дальше использовать: подключать новые отделы, а также открывать для сотрудников возможности взаимодействовать эффективнее и слаженнее. Например, сервис позволяет узнать, когда в офисе появится нужный коллега, или забронировать места для встречи в переговорной. Эти функции коллективу BIOCAD ещё предстоит оценить.
А мы продолжим помогать с внедрением идеального гибридного формата — и с удовольствием покажем новым клиентам удобство современной системы бронирования.
