Офис перегружен в середине недели
Попросите сотрудников назвать дни, когда они хотят работать из дома. Большинство уверенно ответит: в понедельник и пятницу. А вот, к примеру, среду большая часть команды предпочтёт провести в офисе.
Если пустить ситуацию на самотёк, по пятницам офисы будут пустовать, в то время как в середине недели их массово наполнят желающие трудиться. Ситуацию усложняет то, что в кризисный период компании стараются сократить издержки и арендуют более компактные офисы в надежде на гибридный график. Результат — нехватка оборудования, рабочего пространства, ощущение хаоса и суеты.
Бизнесу, который хочет эффективно использовать офис, нужны инструменты управления посещаемостью. Работодатель может составить график — каждый настраивает и адаптирует его под себя. Рекомендуем учитывать мнение сотрудников, находить компромисс и не забывать о необходимости координировать действия: здорово, когда специалисты одной команды вместе работают над задачами в офисе не меньше двух дней в неделю.
Навести порядок поможет и система бронирования рабочих мест. Она не лишает сотрудника свободы и самостоятельности — наоборот, система позволит быстро забронировать место прямо с телефона:
- Можно занять стол рядом с коллегой или подобрать вариант по нужным критериям: например, с монитором или у окна.
- Если сотрудник хочет работать в офисе с 09:00 до 14:00, он может зарезервировать место на удобные часы сразу на несколько дней.
- «Перенаселение» случается не только в офисе, но и на парковке — система даёт возможность забронировать место в том числе для автомобиля.
- Когда сотрудник, например, уходит на больничный, бронь можно легко отменить.
- Пользователь увидит, кто из его коллег находится в офисе сегодня: подскажет фотография сотрудника рядом с рабочим местом. Это формирует прозрачность — основу успешной гибридной модели работы. Открытая и честная информация предназначена не для контроля, а для того, чтобы коллектив знал, как и где можно связаться с сотрудником, попросить о помощи, задать вопрос.
Сервис для бронирования отлично уживается с менеджментом. Руководители и администраторы могут контролировать загруженность офиса, чтобы повысить эффективность использования помещений. Так, можно закрепить на вторник одну из офисных зон только для сотрудников отдела разработки — они выберут место в нужной зоне, а остальной коллектив подберёт подходящий вариант в другой части офиса.
Сотрудники теряют контакт
Если работники сами решают, когда приходить в офис, назревает проблема коммуникации внутри гибридной команды. Особенно она проявляется во время встреч:
- В компаниях с гибридным графиком собрания обычно выглядят так: часть сотрудников находится в переговорной, а другие присоединяются удалённо. Те, кто присутствует в виде изображений на экране, теряются на фоне «офисных» коллег. «Домашние» сотрудники наблюдают, как шепчутся или переглядываются их коллеги в кабинете, — и не понимают, что происходит. Некоторые компании, чтобы решить проблему и сделать обстановку комфортнее, просят всех присоединяться к встрече с ноутбуков — даже тех, кто пришёл в офис.
- Если совещание посвящают острой теме, участники в офисе неизбежно продолжат обсуждение и после официальной встречи — во время прогулки по коридору или за чашкой кофе. Те, кто участвовал из дома, останутся в стороне.
- Сервисы для трансляций не заменят живое общение, которое особенно важно во время брейнсторминга и обсуждения стратегически важных задач. Эмоции и невербальные сигналы «разогревают» дискуссию. Как результат — в офлайн-встречах больше активных участников, генераторов идей. И помните, что совместный командный опыт важен не только для общей продуктивности, но и для сплочённости и психологического комфорта в коллективе.
На помощь снова приходит система бронирования рабочих мест:
- Инициатор встречи может выбрать день и время, когда в офисе достаточно пространства для всех участников, и пригласить коллег прямо в приложении — каждый выберет комфортное место.
- Организатор может сам забронировать комнату для переговоров, места для целой команды или отдельных сотрудников — участники получат оповещения.
Популярность гибридной модели среди кандидатов и сотрудников стимулирует руководителей искать способы её внедрения. К сожалению, многие до сих пор считают: главное, чтобы сотрудник выполнял задачи. Если справляется — пусть сам решает, когда приехать в офис, а когда остаться дома. Мы рассказали, что происходит, когда руководитель отстраняется и не применяет регулирующие инструменты, полностью перекладывая ответственность на команду.
Системы бронирования мест в офисе — такие, как Indaspace — это ключ к грамотной организации рабочего времени и пространства. Работники оценят «продуманную» свободу выбора: их личные интересы учтены и не идут вразрез с интересами бизнеса. А благодаря укреплению социальных связей атмосфера в компании станет доверительнее и дружелюбнее. Используйте ресурсы компании с умом и пользой для каждого сотрудника.
